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「わかりやすくもシンプル」がテーマのビジネスメール。メールの本文はまず最初に「結論」から書くことを基本と考えましょう。 状況の説明や理由など、前置きをだらだらと書くと分かりにくいですし、相手の読む気が失せてしまうものです。要点を正確に伝えるために、相手がもっとも知りたいことを最初に書く癖をつけましょう。 ★ ビジネスメールは簡潔に! 「わかりやすく簡潔なメール」を実践しようとがんばっても、丁寧な説明と言い回しを心がけた結果、案件によっては、内容がどうしても長文になってしまうことがあります。でも、それでは用件が正確に伝わるどころか、「回りくどくて面倒くさいヤツ」と思われてしまうかもしれません。 メールの長さにかかわらず、相手に伝わりやすいメールを書くポイントがあります。それは「結論を先に書く」ということです。そうすれば、相手にはまず最初に、もっとも伝えたい情報が伝わるというわけです。すぐに結論がわかる簡潔なメールは、相手とあなた双方の業務効率のアップにつながります。 次の例文のように、結論から先に書くことで、どれだけわかりやすくなるかみとみましょう。
まずは何を目的とするメールを送っているのか、結論から書きましょう。 次にその理由を書き、詳細を続けて補足します。 |
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