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メールを返信する際に、受信したメールの本文を引用すれば、対話形式で返答をすることが可能です。 日時の約束や質問に対する返答をする際はとても効率がいいですし、返信が会話形式になると、しても分かりやすいですね。 引用機能は、お互いにどうのようなメールを送り合ったかを確認する手間を減らせるため、適切に使えばとても便利な機能です。 引用部分の行の最初に「>」をつけたり文字に色をつけたりすることで、相手からのメールを引用したことを明確にできます。 ★ 引用する場所はピンポイントで! 届いたメールから、どれだけ文を引用するかということは、とても重要です。相手からのあいさつ文や、ビジネスメールの定型句をいちいち引用すると、メールの文面が長くなってしまいます。 引用文は使いすぎず、大切なポイントだけを抜き出すようにしましょう。たとえば、打ち合わせの日程について返信する場合、例文のような形で引用すると、スムーズに返答ができます。 ★ 相手から自分に送られてきた受信メール
★ 自分から相手への送信メール
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