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ビジネスメールは、基本を覚えてしまえば、ひな型を作成して、それを使い回すことが可能です。書き方のスタイルは大きく分けて2つ。効率優先の「社内用」と会社の代表として相手に送る「社外用」です。 それぞれ目的、書き方が異なるので十分注意しましょう。 ★ 社内メールとは? 社内で送り合うメールは、主に支持や連絡、報告など、社内での業務を合理的に行うための重要なツールになっています。また、文章が記録に残るので備忘録にもなり、業務上大変便利なものです。 ★ 何よりも効率優先 社内メールは、効率を優先させることが重要課題です。あいさつなどの儀礼的な文章は省略してもかまわない場合も多く、それより、業務が円滑に行えるように正確さやスピードを求められているといえます。また、あらかじめ決められたメールの文面をフォーマット化したものを使用する場合も多く見受けられます。
★ 社外メールとは 一方、会社間で交わすメールは、取引先や顧客など礼儀正しく接し、誠意を尽くさなければならない相手がほとんどです。 よって、あいさつなど、さまざまな配慮が文章作成において要求され、それはビジネスを成功させる重要な基礎となります。 社外へのメールは、たとえ、あなた個人がメールをしたとしても、それは会社の一員として会社を代表することになりますし、会社の評価に直接つながるものです。 「あぁ、こんな誤字脱字が多く、文章の稚拙なメールをよこす会社が製造する商品は、どうせたいしたことはないな」と思われてしまうことは、ビジネスの世界では当たり前のことなのです。 |
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