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上司に送る報告や相談のメールは、部下に送る業務の指示メールなど、社内で交わすメールも大切です。上司や部下にメールを送る際のポイントを確認しておきましょう。
★ 上司へのメールは客観的な目線で!
ビジネスシーンで上司や部下に報告や相談、指示のメールを送るとき、守らなければならないルールをひと言でいえば、「事実と意見を分け、具体的に説明する」ということになります。
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○○事業所の担当するアミューズメント事業が上半期の営業目標を達成できなかったのは、他者の製品が既に広まっていたため、営業が苦戦していたからだと考えられます。
長期的に使う販促ツールは、悪くないと思うのですが・・・。また、本部の管理システムが時代遅れのものだという報告もありました。 |
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◇◇事業所の担当するアミューズメント事業が、上半期の営業目標を達成できませんでした。
このたびの目標不達成は、下記に起因すると推測されます。
・新規参入による営業の苦戦。
・管理システムの最新バージョン導入の遅れ。
・短期的に使用する販促ツールの不足
これらを改善するため、以下の改善策を提案いたします。
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★ 部下に指示を出すときの注意点
では、部下に対して送るメールはどのような点に注意すればいいのでしょう。ズバリ! 具体的に! です。
あなたの部下が次にとるべき行動がはっきりと分かるように、できるだけ具体的な指示をメールするようにしましょう。そして、そのコツは、
という構成を基本にすると、わかりやすい指示メールになります。
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先月から、売り上げが減少しています。
これを改善する方法を各自で考えてください。
考えが集まり次第、ミーティングで議論しましょう。 |
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売り上げが前月より15%減少しています。
これを改善するため、各自でその改善策を考えてください。
・売上減少の原因を具体的に考えてください(例:当社製品の評価が落ちている、他社の新製品煮シェアを奪われた、など)。
・その原因に対する解決策を各自最低5案考えてください。
・来週火曜(12日)までにメールで回答(必須)。
・水曜(13日)の14時から、ミーティングを行います。 |
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