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受信したメールをそのまま別の人に送信できる、メールソフトの「転送機能」。 送信したい相手のアドレスを入力して、転送ボタンをクリックするだけで、届いたメールの情報を共有できます。 便利で手軽な機能には、ルールがあります。確認しておきましょう。 ★ ルール１ メールの内容は、絶対に改ざんや修正をしてはならない 受け取ったメールの文章や情報をそのまま送るのが「転送」の鉄則です。 もしも転送したいメールの情報に明らかな間違いがあるならば、転送情報(原文)を修正するのではなく、宛名のあとに、 以下の転送メールの○○という箇所は、間違いです。 正しくは○×ですので、ご共有をお願いいたします。 などの一文を入れましょう。 ★ ルール2 転送する経緯や目的を本文に銘記し、転送相手に伝える お客様からの商品に関するお問い合わせを転送します。 ご担当者様からのご回答が適切化と思いますので、 お手数ですがご対応ください。 このような一文を加えると、転送先の担当者は、抵抗感なくあなたからの依頼に対応してくれるでしょう。 コメントも何もない状態でメールを転送した場合、転送先の相手は何を求められているのか分からず、混乱してしまうかもしれません。 ★ ルール3 元の送信者に転送してもよいか確認する 本日いただいたメールを、共有のために 山田様に転送しても構わないでしょうか？ あなたに贈られてきた元のメールの情報には、他言してはならない情報が含まれているかもしれません。 転送する際には、転送してもよい内容なのかどうかを、送信元に確認するようにしましょう。 |
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