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あれもこれも伝えたいという効率を考える気持ちはわかりますが、返信がなかなかこない・・・。その原因は用件の伝え方にあるのかもしれません。あなたは、複数の用件を1つのメールで済ませていませんか? ビジネスメールは1通につき、1つの用件を書くのがルールとわきまえてください。 ★ 効率の向上を考えたはずが、逆に効率が悪くなってしまう・・・ たとえあなたが、「お打つ合わせ日時の件」と「お見積もりの件」を同時に1つのメールに打ち込んでしまったとしましょう。 送信先の相手にとってみれば、「お打つあわせ日時の件」の返答は、すぐに返信ができる内容です。でも、「お見積もりの件」については、社内で確認作業をしなければならなかったり、担当者が違ったりするなどの問題が起きて、すぐには返信ができないかもしれません。 「お打ち合わせ日時の件」と「お見積もりの件」はそれぞれ返信のタイミングが違います。しかし、受信した相手は1つのメールに書かれた用件に対して、同じく1つのメールで返そうと考える可能性があります。 そうなると、本当はすぐに返信が返ってくるはずの用件でも、返信に時間のかかる用件のメールにあわせて、返ってくるタイミングが遅くなってしまうのです。 ★ もしも用件が1つあったら? 1通のメールで用件は1つだけ、というのがビジネスメールの原則です。 しかし、どうしても1通のメールで用件が2つ以上になってしまうという場合もあるでしょう。そんなときは、件名も2つつけるのが正解です。 × 6月10日(月)お打ち合わせ等の件 × 懇談会日程調整の件ほか ○ 6月10日(月)お打ち合わせの件+懇談会日程調整について 上記のパターン以外にも、「○○と××」というように、「と」を挟んで並べる方法があります。また、ただ用件を並べるよりも、最後に「〜について」「〜の件」などと添えたほうが丁寧です。 ただし、用件を2つ入れてメールを送る場合は、ある程度関連性のある案件に限定したほうがいいでしょう。あまりにも無寒冷な内容同士を並べるのは避けるべきです。 たとえば、社内メールで重要なプレゼンの資料を共有するついでに、「忘年会のお知らせ」を送るのはNG。それぞれ別のメールで送りしまょう。 |
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