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仕事は、どんなにきっちり段取りを組んでも、予定通りに進まないことのほうが多いものです。だから、仕事をするときはある程度の「遊び」が必要です。「手帳を開くとアポがびっしり」というタイプには、「遊び」がまったくありません。 仕事がいつも目白押しになっており、イライラするでしょう。 もし、スケジュールのどこかに1時間、いや、30分でも「遊び」があれば、「あの時間で何とか調整しよう」と安心できます。これが「余裕」となって重要なアポをふいにしなくて済むのです。 午前中に発生したトラブルは、ランチタイムと昼休みを返上すればうまく吸収できますが、難しいのは午後のトラブル処理です。どうしても残業時間に食い込んでしまいます。こんなことにならないように、あらかじめ、スケジュールに「余裕」を持たせておくことです。 ★たとえば、スケジュールはすべて1時間単位にするのです。たとえ20分から30分で終わる仕事でも、1時間用意しておきます。1時間を10分でも超えそうなら2時間用意します。2時間くらいになりそうだと思ったら3時間用意しておくのです。 こうすると、仕事が早く終わって残った時間は降って湧いたプレゼントですので、この時間を使ってやりたいことをやればいいのです。 よくある悪いパターンは、アポが次々に入ってしまい、なし崩し的に「余裕」が消えてしまうことです。手帳を見せてもらうと、まるで売れっ子芸能人のようにアポでびっしりの人がいます。それでは生産的な仕事ができるとは思えません。これは「忙しい」というより、振り回されているにすぎません。 アメリカの文豪マーク・トウェインは、「いい仕事をするためには1日5分でいいから考える時間を持つことだ」と述べています。 スケジュールに余裕があれば、時々、考える時間が持て、仕事のチェックもできるようになります。このままでいいのか、どこか修正すべきではないかと考えることができるのです。これがいい仕事を生むのです。 「分刻みの仕事」など愚の骨頂です。 手帳にスケジュールを詰め込むと、ひとつの仕事の遅れがドミノ倒しのように次から次へと影響して、すべての仕事をダメにしてしまいます 。そうならないようにするためには、どこかの時間をすっぽり抜くしかありません。その仕事を犠牲にして空いた時間で処理するというわけです。ところが、そういう仕事に限って重要だったりするものです。 ★まず、今週、今月、今期というスパンで取り組むべき最重要のアポだけをきっちりと押さえることです。それさえ押さえていたら、あとは「おまけ」と考えておきましょう。このくらいメリハリをつけたほうがいい仕事ができるでしょう。 |
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