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オフィスの席について最初にすることは、ほとんどの人がメールチェックではないでしょうか。 コーヒーを飲みながらおもむろにパソコンを立ち上げるはずです。 最近のウィルスソフトはかなり進化しているので、処理速度も驚くほど速くなっています。スパムメールを瞬時に分別処理してくれます。 以前のようにウィルスソフトのために起動が重たくなるような不具合もほとんど解消されました。 ところで、パソコンはドッグイヤー並みの進化度ですから、近いうちに1台は買い換えないとまともな仕事はできないのではないでしょうか。 ★仕事のできる人の特徴は、少々せっかちな点です。仕事が速いから、ありとあらゆることにスピードを求めます。 歩くのも速ければ食事も速い。ランチは5分。ディナーはコースでもいきなりメインディッシュが出てこないと満足しないという人もいるほどです。 ★仕事のできる人は、スピード感覚に溢れており、打てば即座に響き、メールの返信にしても、速いのです。「忙しい」からこそ処理が早いのです。 「後でやろう」という習慣などなく、その場で、即、処理するものです。 そうしないと、相手からの電話やメールは、ビジネスチャンスであり、このチャンスをちょっと遅れたばっかりにふいにしてしまうことだってあります。 現在では、オフィスに着いたら、いきなり仕事ができるように、通勤時間を利用してメールをチェックすることも可能で、プロバイダとの契約によっては、パソコンに届いたメールをすべて自動的にスマホに転送してもらうことも可能です。こうすれば、パソコンを立ち上げることなく、スマホでちゃっかり返信できます。 ★メールチェックを通勤途中でやってしまえば、オフィスに着いたときには、即返信すべきメール、検討の上、あとで返信すべきメール、チェックすればいいだけのメール、削除すべきメールがすでに分別処理できています。 重要なメールだけを残して、あとはそっくり「ゴミ箱」に移動してしまえばいいのです。 たいていのメールの内容は、 「承知しました。今後ともよろしくお願いします・・・社名と担当者の名前、住所と電話番号」で済むものです。 メールの返信に必要以上に時間をかけるのはもったいないので、定番フレーズはあらかじめテンプレートにしておくことをおすすめします。 「承知しました・・・」の冒頭の「し」だけ打てば、全文が出てくるように作成しておけばいいのです。 メールの返信は早ければ早いほどいいのです。不思議なことに、「重要に思っているから即レスしてくれるんだ」と相手は勝手に思い込んでくれるのです。こういう「誤解」はあえて解かないほうがいいでしょう。 ★打てば響く、メールの達人になりましょう。 |
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