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仕事のできる人のデスクを見ると、二つのことに気づくはずです。 ひとつは、「いま、このデスクを買ってきたの？」と錯覚するほど整然としていて、机上には今している仕事以外何も置かれていないという状態です。 もうひとつは、机上にものが溢れていて、いったいどこで仕事をするんだろうと疑問に思うケースです。 しかし、前者の比率が90パーセント。後者は10パーセントもいればいいほうでしょう。しかもその仕事のカテゴリーは前者がセールスやマネジメント、製造、研究開発などであるのに対して、後者は企画部門などに多く見られるようです。 ★つまり、仕事ができる人のほとんどはデスクには何も置いていないのです。 デスクに何も置かないメリットは、たくさんあります。 ① 整理整頓がラク。 ② ものを探さないで済む。 ③ 広いスペースで仕事ができる。 ④ 「片付けてから仕事する」という手間暇がなくなる。 こうしてみると、結局、時間の節約になるのです。 中には、まわりに書類などを積み上げて、「砦」か「要塞」のようにして、その中で仕事をしている人がいますが、たぶん「社内ひきこもり」のような人でしょう。 デスク上にたくさんの書類を積み上げるデメリットの中でも、最悪なものは、いざ仕事をしようというとき、必要な書類が不必要な書類の山の中で埋もれてしまって発見できないことです。 上司や得意先から書類を要求され、10分、20分、30分過ぎてもまだ見つからないとなったら、信用はガタ落ちです。ですから、書類はきちんと整理整頓しておくに越したことはありません。 ★仕事を始めるとき、いま仕事で使用中の書類が入ったファイルをブックスタンドに立てて置きます。これは毎朝、出勤時にキャビネットから移せばいいので簡単です。そして、終業時間が来たら定位置に戻せばいいのです。 すでに終了し、しばらく出番のない書類はキャビネットに保存するか、表紙と背表紙に内容を記して段ボールに入れて倉庫で保管することもできます。もちろん、一つひとつの書類ごとに「見出し」をつけておくことはいうまでもありません。 アナログ整理法を続けている会社もあるでしょうが、何かあればすべてなくなるというリスクがあることは否定できません。ですから、デジタルで整理してサーバーに預けてしまうという手もあります。 ★今後、クラウド、コンピューティングはますます充実してきますので、アナログからどんどんデジタルへと移行するようになるでしょう。 だいたいは、書類を抱え込むことが間違っているのですが、そういうクセがなかなか直らない人も、少なくありません。それなら、抱え込んでも支障が起きないような「仕組み」にしておけばいいのです。 デジタル整理法は、そのための便利なツールになるはずです。 ★ものを抱え込まないための「仕組み」を持つことが大切です。 |
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