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ビジネスにおいて、他人からの紹介や顧客の新規開拓のときなど、相手先との最初のコンタクトをメールで行う場面は少なくありません。 そんなときは、会社やあなたの印象はすべてこの1通のメールにかかっています。好印象を与えることができるように、以下の項目に特に気をつけてメールを作成しましょう。 ★ 基本構成の確認！ まずは、基本構成。
の順と、宛名(会社名、部署名、肩書き、氏名)が間違っていないかどうか、再確認してください。あいさつ部分では、 ・初めてメールをお送りします。 ・突然のメールになり、失礼いたします。 ・このたびは、お世話になります。 と、相手に初めてメールを送ったと伝わるようにします。そして、自己紹介ですが、誰に紹介されたのか、どのような経緯でメールを送ることになったのかを詳しく述べて、相手の警戒心を取り除いてください。相手が返信メールを書きたいと思えるように、いつも相手の立場に立ってメールの内容を丁寧に作成する気持ちが大切です。 ★ まったく面識のない相手へメールを送る場合 突然のメールになり、失礼いたします。 私は、□□株式会社営業部課長の沢井修一と申します。 御社ホームページを拝見し、メールをお送りいたしました。 どのようにして相手のことやメールアドレスを知ったのかを知らせてから、本題に入りましょう。 ★ 以前1回だけ会ったことのある相手へメールを送る場合 長崎様、このたびは大変お世話になります。 以前、△×の出版記念パーティで名刺交換をさせていただきました △△株式会社営業部の鈴木陽一と申します。 相手が自分のことを忘れてしまっている場合もあるので、いつどこで知り合ったのかを文章に入れましょう。 ★ 紹介された相手に送るメール 村田様、初めてのメールをお送りいたします。 このたび、株式会社○△の企画部課長山崎研二様よりご紹介いただき ご連絡いたしました。 ○○株式会社開発部の長谷川順三と申します。 本文では、「何が目的なのか」を明確に伝え、結びでは相手にどうしてほしいのかを、丁寧に伝えましょう。
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