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ビジネスに期限があるのは当たり前です。メールにおいても、丁寧に伝えれば、メールの回答期限を要求することは失礼なことではありません。あいまいにすると自分のストレスになり、また、相手にとっても負担になります。 ★ メールの回答期限を具体的にする ビジネスメールでは、回答期限を具体的に指定してもかまいません。あなたは、期限について、「お時間のあるとき」「いつで結構」などと伝えてしまったことはありませんか。 回答期限をあいまいにすると、相手には「特に大切な用件ではないのかな？」「急ぎの案件ではなさそうなので、後回し！」などと勘違いされてしまうかもしれません。また、自分も待っている間にストレスを感じてしまいますね。 ですから、 大変恐縮ですが、10月20日(水)までに、 ご返信をいただければ幸いです。 このように、丁寧な文章で回答の期限を伝えるように心がけましょう。 さらに注意すべきことは、「本日」「明日」といった表現の単独使用を避け、日にちを明記することです。 メールは相手がいつ読んでくれるのかわかりません。本日や明日など、基準となる日がメールを開くタイミングによってかわってしまう表現の仕方は、勘違いが起きてしまう原因になりかねないのです。 × 明日中に宜しくお願いします。 ○ 明日、9月20日(水)までによろしくお願いいたします。 期限を1日勘違いすることが大きな問題につながることもあります。 年、月、日、曜日、時間まで明記すれば、そのようなことを未然に防ぐことができます。 ★ 回答期限は相手のことを考慮すること ビジネスメールでは明確な回答期限を指定するべきですが、明確な回答期限であれば、いつを指定しても問題ないというわけではありません。「今日の17時まで」や「明日の10時まで」のような、いわゆる「直近」の期限では、相手が対応できない可能性があるのです。 直近で返信がほしい場合、相手が社内にいるのであれば、メールに加えて直接会って伝えるといいでしょう。また、直接会えない相手であれば、電話をかけて伝えるべきです。メールは相手がいつ開くのかわかりません。送りっぱなしにするのは避けましょう。
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