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ビジネスメールでは、お願いごとを頻繁にします。その場合、自己中心的にならずに、丁寧さを重視するのが基本です。不快に思われずにこちらのお願いを受け入れてもらえるように、相手の状況を踏まえてメールを作成しましょう。 また、至急のお願いをしたい場合は、できるかぎり低姿勢の表現で伝えることがポイントです。 ★ お願いするときは「恐縮ですが」「恐れ入りますが」を使う ・弊社の都合で恐縮です。ご理解のほど、よろしくお願いいたします。 ・お手数をおかけし、大変恐縮です。 ・恐れ入りますが、企画書のご手配をお願いいたします。 上記のように、「恐縮」や「恐れ入ります」などの表現を使うと効果的です。相手の立場や状況を十分考慮したやさしいイメージとして相手に伝わります。 ★ 急な依頼や変更には「誠に申し訳ございませんが」と添える 「納期が近いのに、急に依頼をしなければいけない」「相手に伝えていた納期を、急に早めなければいけない」など、相手に無理なお願いをしなければならない場面があります。 このような場合に丁寧さを欠いたメールを送ってしまうと、相手との信頼関係が崩れかねません。「誠に申し訳ございません」などという表現を使い、相手への誠意を示しましょう。
★ お願いごとは、オブラートにつつまず、具体的に 相手にお願いをするときは、あなたが相手に対して申し訳ないという気持ちが出てしまうあまり、お願いごとをオブラートにつつむように、はっきりとさせず、あいまいな表現にしてしまうこともあるでしょう。でも、お願いごとはできるだけ具体的に伝えましょう。 たとえば、「大至急お願いいたします」ではなく、期日は「本日○月○日中」や「○日までに」と具体的に書くことです。「至急」はややきつい印象ですので、避けましょう。自分の都合で一方的に伝えているイメージを与えないような文面を意識することが大切です。
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