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あなたは人と会話するということについてどのようなイメージを持っているでしょうか。もしかして、「メモなんかとらなくても大丈夫。そんなことしなくても全部覚えていられる」などと思っていないでしょうか。 メモをとるということは習慣化されるべき大事な仕事の一つです。 特にビジネスシーンでは、相手がどのように言ったのか、どう説明したのか、要点ほメモしておくと後で思い出すこともできます。 またメモをとることによって記憶違いによるミスやあいまいさを回避することもできます。 では、どのようなことに気をつければ上手なメモがとれるようになるのでしょうか。 ポイントを上げてみましょう ◇ 上手なメモのとり方 ① メモは取ったのちに他人に見せることがあるかもしせない、また自分で見直す際にも何が書いてあるのか分からないようでは意味がありません。どのようなメモであっても丁寧な字で書くように心がけましょう。 ② Ｗhen（いつ）、Where（どこ）、Who（だれ）、What（なに）、Why（なぜ）How（どのように）、How Much（いくら）という5W 2 Hの項目を基本として要点をメモします。 ③ ノートか大きめのサイズの用紙にある程度のスペースを空けながらメモをとると、後から補足などを追加記入することができ便利です。 また、一枚の用紙に用件を何件も書いてしまいますと、ゴチャゴチャして醜くなってしまいますので一枚のメモ用紙にはひとつの要件しか書かないようにしたほうが良い。 ④ 長い会社名などの固有名詞や画数の多い漢字などは自分独自の略字や記号を使い、簡潔に素早く書けるように普段から練習しておくと、いざというときにメモをとることに追われず、相手の話をゆっくりと聞く余裕が生まれます。 ⑤ キーワードに注目します。特に注意したいキーワードは固有名詞、数字であります。これらは絶対間違ってはいけないものであるので、曖昧な場合は「すみませんが・・・」といって、しっかりと聞きなおすことが肝心です。 ⑥ 相手の目の前ではメモを取りにくい情報や、メモに書き漏らした頭の中の情報を付加するためにも早めに見直し、メモをより精度の高いものに仕上げます。 ⑦ メモの途中で相手から、「これはオフレコで」といわれたり、直接言われなくてもそのような意志が感じられたら、メモを取るのはやめて自分の記憶の中にとどめるようにしましょう。 ⑧ 肝心なことはメモをとることに追われ、次に話したことを聞き漏らさないことです。 以上のことに気をつければいままでより伊庭訳、より正確に質の高いメモをとることができるようになるでしょう。 |
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