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★ 時間を決めておかないと、無駄な時間がズルズル長引く 仕事を速くするためには、一日の中でどれだけ無駄な時間を省くことができるかが重要です。そして、中でも、もっとも無駄な時間を多く取られがちな作業が会議やミーティングです。 会議の時間を短くするコツは、あらかじめ終了時間をきっちり決めておくことです。さらに、やや短めに見積もっておくといいでしょう。 これまで2時間で終っていた内容の会議であれば、1時間30分〜1時間45分くらいにしてみてはいかがでしょうか。 会議がどのように展開するかは、始まってみないとわかりません。意見が割れて、かなりの時間を要することがあるかもしれません。かと思えば、トントン拍子で話が進み、雑談ができるほど時間があまるということも起こり得ます。 やや短めの時間で会議をきっちり終らせれば、無駄な時間をかけず速やかに別の仕事に戻れます。また、議論が長々と続くのは、時間に余裕があるからこそです。会議の時間が短ければ、みんなそれに合わせて話をします。 また、遅刻者が多くて会議が始められないケースもあります。その対策として、たとえば会議の終了時間はそのままで「11時ではなく11時15分から」など半端な時間に始めてみましょう。 会議の所要時間を減らせますし、会議に間に合う人もいるはずです。 【仕事の速い人のポイント】 ★ 10分、15分刻みで会議の時間を短めに見積もる。 |
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