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★ 個人でもペーパーレス化を進めておくと効率がいい 紙のデータや資料を極力減らして、コンピュータ上でのファイルで代替しようという取り組みを「ペーパーレス化」といいます。 近年は紙の使用を減らすことでコストを削減できる点や、置き場所や紙の劣化を気にせずに資料を長期保存できる点などから、ペーパーレス化を進めるオフィスが増えています。 このペーパーレス化は個人単位で取り入れても、非常に有用です。たとえば、会議などで使った紙の資料はスキャンし、データとして保存してみてはいかがでしょう。 ファイル名に日付を入れておけば、必要になったときにすぐ参照できます。 紙の資料以外にも、データとして保存すると便利なものはたくさんあります。たとえば名刺です。スマートフォンを使っている人は、カメラ機能などを使って名刺を撮影しておくと便利です。 こうしておけば、かさばらず、探しやすくなります。また、家計簿などをつける場合は、レシートなどを撮影しても便利です。スマートフォンはメモ帳代わりにも使えます。 紙の資料は閲覧に電気が不要であったり、データ流出の心配がなく、セキュリティ面で安心であったりとメリットもあります。しかし、仕事が遅い人は資料探しに、大変な思いをしているのではないでしょうか。 仕事速度アップのため、取り入れてみましょう。 【仕事の速い人のポイント】 ★ 紙の資料をデータ化してしまえば、場所を取らず、検索がしやすい。 |
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