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★ コミュニケーションの基本ツールであるケータイには、わかりやすいメールを送ること あの人のメールは何を伝えたいのか、さっぱりわからない・・・なんて意図の伝わりにくいメールを受け取って、困ったことはありませんか。あるいは、あなたのメールを受け取った人に、間違った解釈をされてしまったことはありませんか。 今やメールは仕事に限らす、コミュニケーションの基本ツールとして使われています。そんな基本ができないとなると、どんな仕事もスムーズにはこなせません。 自分の意思を正しく伝えるためには、どのような点に気をつければいいのでしょう。 メールは結論から書くとわかりやすく、無駄な改行は読みにくくなるのでNG。 わかりやすいメールは書き出しが重要です。 目上の方へのあいさつなどであれば、長々と時候のあいさつを入れることがあるかもしれません。でも、ビジネスメールは基本的にスピードが勝負です。いきなり本題から入ったほうが、相手も喜ぶはずです。 たとえば「○○についてお願いしたのですが、詳細は下記の通りです」というように、何についての話なのかはっきり伝えてから、細かい点を補足するといいでしょう。そうすれば、相手は「何についての話か」を念頭においた上で、メールを読み進めることができます。 また、ひとつの文章が長いと、メールを読む人は読み進める気力がなくなってしまいます。長文でおまけに改行の少ないメールは読みにくさの極みです。絶対に避けましょう。箇条書きを活用するし、短くわかりやすい文になります。 反対に、文章量自体は少なくても、やたら改行が多くて何度も縦にスクロールしないと全文を読みきれないメールを書く人もいます。読みにくく、ぶつ切りになったような印象を与えるので、不必要な改行はしないほうがいいでしょう。 件名や宛先もメールの一部ですので、混乱を防ぐためにもひと工夫が必要でしょう。 件名や宛先など、本文以外の部分もメールの一部です。相手に自分の意図が伝わるように、わかりやすさを重視しましょう。 メールが届いた時、一番最初に見るのは書き出しではありません。受信トレイに表示される件名です。ここで相手に注目してもらえないと、場合によっては重要な案件なのに後回しにされてしまう恐れがあります。「『緊急』○○の書類に不備がありましたの」 や「『重要』月曜の会議資料をお送りします」というように、目立つようにしたり、長くなり過ぎない程度で具体的なことを書くといいでしょう。 また、複数の宛先に同じメールを送ることがありますが、その場合受信した相手は「他の誰かが処理するだろう」と考えてしまうこともあります。「皆様」や「関係者各位」ではなく、「○○様」と特定の個人名を入れることで、誰宛のメッセージなのか明確にしましょう。 |
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