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ビジネスの相手から、明らかな間違いのあるメールを受け取ってしまうことがあります。 そんなときは決してそのままにせず、大目に見てあげながら対応しましょう。 ★ 間違いの指摘のしかた ○○が間違っています。 とストレートに断定するのではなく、 こちらは○○のようですが、ご確認いただけますでしょうか。 と、相手に確認してもらうのがベストです。 また、「恐れ入りますが」「お手数ですが」など、やわらかい言い回しをすると、なおいいでしょう。メールの内容が、間違いかどうか判別するのが難しい場合もあります。明らかに間違っている場合でも、確認するような表現で文章を作成しましょう。 ★ 本文の内容が間違っていた場合 ○○につきましては、こちらは××だったと記憶しております。 お手数ですが、ご確認をお願いします。 ★ 添付ファイルが添付されていない、もしくは間違っていた場合 ファイルが添付されていないようでしたので、 恐れ入りますが再送をお願いいたします。 添付ファイルが別の内容のようです。 申し訳ありませんが、ご確認のうえ、再送をお願いいたします。 ★ 以前のメールで決まった内容と、今回のメールの内容が違う場合 前回のメールでは○○として進めておりましたが、 今回いただいたメールでは、△△となっております。 今回は△△の方法で進めてもよろしいのでしょうか。 相手の間違いに対して冷静かつ客観的に判断し、あなたが相手にどのように対応してほしいのかを具体的に伝えることが大切です。重要度が高い案件の場合は、メールで指摘するだけではなく、そのあと、電話で確認することも大切です。 ★ 別人宛のメールを受信してしまったときは 明らかにあなたへのメールではない内容のメールが届いてしまったときは、どのような対処をしたらいいのでしょうか。 まず、受信したメールの差出人に対して、報告をしてあげましょう。 先ほどお送りいただきましたメールは、 誤送信ではないかと思われます。 恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。 なお、いただいたメールは、勝手ながら削除させていただきます。 また、あなたが在籍している会社内の誰かに宛てたメールであれば、本来、受け取るべき送り先に、転送してあげてもいいでしょう。その場合、差出人に返信メールでこの件を説明すれば、より親切です。 宛先違いのメールが、取引先など社外の人であった場合は、電話で連絡するのもいいでしょう。送信者が迅速に対応できるため、感謝されるかもしれません。そして、送信者本人だけにその誤送信の件をこっそり伝えれば、送信者が、あなたのさりげない思いやりを感じるかもしれません。 ビジネスシーンでは、生じたミスをまわりのフォローで一緒に解決することが大切です。同じビジネスパーソンとして助け合うことは、将来、必ずあなたのプラスになることでしょう。
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