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もし、あなたが業務上で、何か取引先に迷惑のかかる決定的なミスをしてしまったときは、すぐに相手に直接会って謝罪することがいちばんです。でも、相手になかなか連絡がつかない場合もあることでしょう。そんなときこそ、ビジネスメールの出番です。 まずは誠心誠意、謝罪の気持ちを伝えましょう。そして、今後の「対応策」と「同じ過ちを繰り返しません」という意思表示が大切です。 ★ 上司に相談のうえ、謝罪文を作成しよう 謝罪メールは、「謝罪⇒対応策⇒再び謝罪」の順序で、まずは、 ・メールで失礼いたします。 ・メールにて大変申し訳ございません。 などと、メールで謝罪することのお詫びをするところからスタートしてください。それから、具体的な内容に入ります。しかし、いくらあなたに非があるとしても、実行できないような対応策を書いてはいけません。 慌てずに、今後どう対応するのかをあなたの上司と話し合い、決まった趣旨を具体的に明記しましょう。対応が決まっていなければ、そのことを伝えます。 ① 内容 ４日(金)に納品いたしました製品「MT50」に 不良品が混入しておりました。 ② 理由 原因を調査いたしましたところ、製造機器の故障が見つかり、 新しい製造機器に交換をいたしました。 ③ 現在の対応 ただいま製品の再生産を行っております。 ④ 今後の対応 全200台の再生産が完了します９日(水)に発送し、 10日(木)午前中に到着の予定で、納品手配をさせていただいております。 そして最後に、再び謝罪文です。 メールにて大変恐縮ですが、まずは心よりお詫び申し上げます。 のちほど、改めてお電話をさせていただきます。 今後はこのような不手際がないよう、いっそうの注意を払います。 このたびは、誠に申し訳ございませんでした。 謝罪メールに誤字脱字が絶対にあってはならないので、くれぐれも確認を怠らないようにしましょう。また、送信前に、上司や自分以外の複数人に確認してもらうことも忘れないようにしましょう。
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